Que necesita saber si la asamblea de socios es virtual

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A medida que nos acercamos a la recta final del año muchas personas también se acercan a la realización de las asambleas de socios de las sociedades mercantiles. En el contexto de la Covid-19, desde hace varios meses las autoridades sanitarias han desaconsejado hacer reuniones.Entonces ¿cuál es la alternativa para hacer estas asambleas? El especialista Benjamín Gutiérrez, de BG&A Abogados explica.

Asambleas virtuales. La semana anterior, el Proyecto de Ley 22.111, Ley que autoriza realizar asambleas de socios en forma virtual ante emergencia por COVID-19,fue asignado a la Comisión de Asuntos Jurídicos de la Asamblea Legislativa.

La iniciativa busca que una vez aprobada como ley, durante seis meses y sin modificar los estatutos de las sociedades, las asambleas de accionistas puedan celebrarse de manera virtual, y en caso de que las autoridades extiendan la declaratoria de emergencia nacional, este plazo se extendería otros seis meses. 

La realización de asambleas virtuales deberá replicar una dinámica idéntica a cuando se celebran de manera presencial, “debengarantizarel cumplimiento de los principios de simultaneidad, interactividad e integralidad, esto es la libre participación y comunicación directa de los asistentes, la autenticidad de la voluntad de los participantes, y la emisión del voto”, aclara el especialista.

Además, para guardar constancia de todas las intervenciones de los participantes,las asambleas deben sergrabadas en audio y video.

¿Cómo deben convocar a una asamblea virtual?Benjamín Gutiérrez señala que el proyecto de ley es omiso en este aspecto, por lo cual “debe entenderse que se mantiene el mecanismo de convocatoria previsto en los estatutos de cada sociedad (publicación, correo y otros)”. Cualquier variación en la convocatoria establecida en los estatutos invalidaría la asamblea realizada.

¿Cuáles asuntos pueden discutirse en una asamblea virtual?Siempre y cuando el orden del día de las asambleas ordinarias o extraordinarias haya sido comunicado previo a la convocatoria de la reunión virtual, los socios están plenamente facultados para discutir y resolver los asuntos que consideren convenientes y necesarios.

En este sentido, el especialista recomienda a los socios tomar decisiones de carácter permanenteque también les permitan a las Juntas Directivas adoptar esta modalidad de reunión, pues el proyecto de ley no las incluye.

¿Qué pueden tomar en cuenta los accionistas para garantizar una asamblea virtual exitosa?Para que las asambleas virtuales se lleven a cabo en las mejores condiciones posibles es indispensable celebrarlas apegadas a los pactos constitutivos y estatutos de las compañías.

Además, para prevenir posibles afectaciones a las sociedades y accionistas, el especialista de BG&A recomienda tener en cuenta estos tres aspectos:

  1. Reglas básicas:Acordar de forma clara y expresa las reglas básicas necesarias para dar continuidad a la toma de decisiones, tales como i) establecer la forma de convocatoria, ii) definir el porcentaje de votos para la toma de decisiones generales y específicas, iii) forma de comprobación del quórum, iv) forma de emitir el voto, v) mecanismos de conservación de los acuerdos; vi) suspensión y reprogramación de asambleas o sesiones de directorio en caso de presentarse problemas de conexión antes o durante las reuniones virtuales.
  2. Protocolos:Formalizar el procedimiento de cómo se celebrará la asambleavirtual de socios y también de cómo se realizarán las sesiones de Junta Directiva. Esto es sumamente importante porque previene nulidades e interpretaciones que suelen afectar el giro normal delos negocios.
  3. Reclamos: Acordar mediante un acuerdo parasocial cómo procesar y resolver los reclamos que pudiesen presentar uno o varios accionistas luego de las asambleas virtuales. En caso de que no exista una regulación clara y expresa, los accionistas afectados deberán acudir a un juzgado civil para plantear los reclamos correspondientes en vía judicial.

Por último, Benjamín Gutiérrez reitera que las soluciones temporales no son las más convenientes por razones de orden, seguridad jurídica y economía. Por eso, es recomendable que los accionistas reformen sus pactos constitutivos de manera permanente para que sus encuentros puedan celebrarse también de manera virtual una vez pasado el periodo que establece el proyecto de ley.

Prevenir y anticipar otras situaciones de fuerza mayor o caso fortuito asegura la continuidad de los negocios, caso contrario, la consecución de fines comunes, la renovación de nombramientos y hasta la firma de contratos pueden resultar afectados.  

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